نصائح كتابة نموذج محضر اجتماع

تعتبر كتابة محضر الاجتماع واحدة من أبرز الأمور الهامة والتي يتم طلبها من كافة الموظفين الذين يتمتعون بالكفاءة والفعالية العالية، إذ لا تخلو الأعمال المختلفة من عقد الاجتماعات التي تحتاج إلى كتابة أبرز النقاط الهامة التي يتم مناقشتها والاتفاق عليها، حيث يعد محضر الاجتماع من الصحائف الحديثة التي تستخدم في كتابة أهم ما يتم مناقشته ومن خلال السطور المقبلة من هذا المقال سوف نتحدث عن هذا الموضوع بكل تفاصيله.

نصائح كتابة نموذج محضر اجتماع

محضر الاجتماع يعتبر أحد الوثائق الرسمية التي تعمل على تسجيل وكتابة كافة النقاط الرئيسية الهامة التي يتم تتم مناقشتها أثناء الاجتماعات المختلفة بما فيها القرارات التي يتم اتخاذها داخل الجلسة والمهام الموكلة والتاريخ المستقبلي للمناقشات المقبلة، ويعتبر المحضر أحد السجلات الدقيقة التي تصف الأحداث، و يشتمل المحضر على كل المشاركين وتسجيل كل ما تم الاتفاق عليه سواء بالكتابة أو بالتسجيل وغيرها من الطرق التي تساعد على تدوين الأحداث التي مرت خلال الاجتماع.

“محضر اجتماع”

العنوان:ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التاريخ: ـــــــــ/ ــــــــ/ ــــــــــــــ
الوقت: ـــــــــــــــــــــــــــــ
المكان: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الحضور:

الغياب:

أجندة الاجتماع: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

مناقشة البنود:

1. البند الأول:
2. البند الثاني:
3. البند الثالث:

القرارات:
1.  ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
2. ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
3. ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

تاريخ الاجتماع المقبل: ـــــــــ/ ــــــــ/ ــــــــــــــ

اسم وموقع المحضر: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

اسم الاجتماع: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

معد المحضر: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

تاريخ التوقيع: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

أهمية محضر الاجتماع

توجد الكثير من الأهمية التي يمثلها محضر الاجتماع، وفي النقاط التالية سوف نعرض لكم أبرز وأهم الأمور الهامة التي يجب لأجلها عمل محاضر الاجتماع وذلك كما يلي:

• التوثيق: حيث يساعد المحضر في توثيق الاجتماع بكافة النقاط الرئيسية التي تم التطرق إليها ومناقشتها خلال جلسة الاجتماع.
• المساءلة: يقوم محضر الاجتماع بوضع المسؤولية لكل مهمة من المهمات التي يتم مناقشتها.
• التواصل: يوفر المحضر عملية الاتصال بين المشاركين في نفس الجلسة.
• التخطيط: حيث يتيح المحضر فرصة التخطيط للمستقبل خلال الاجتماع.
• الرجوع: يساعد المحضر على الرجوع إلى محضر الاجتماع في كل وقت من الأوقات من أجل تذكر النقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع.

العناصر التي يتكون منها محضر الاجتماع

يتكون محضر الاجتماع من مجموعة من العناصر الرئيسية سوف نذكرها في النقاط التالية:

• العنوان: حيث يجب أن يتضمن المحضر العنوان الخاص بالاجتماع واسمه والتاريخ والوقت الذي تم فيه وكذلك المكان.
• الحضور: لابد أن يشتمل المحضر أيضًا على أسماء المشاركين وممثليهم أيضًا.
• الغياب: أيضًا لابد أن يشمل المحضر أسماء الغائبين ممن لم يشاركوا في حضور الاجتماع.
• أجندة الاجتماع: لابد من إحضار أجندة أو دفتر خاص بسرد الأمور التي تمت مناقشتها بشكل مرتب ومنظم.
• مناقشة كافة البنود وتلخيصها بالترتيب وبدقة شاملة وسرد كل بند وكل نقطة من النقاط التي تمت مناقشتها.
• مناقشة كل بند حيث لابد من تلخيص كل نقطة من النقاط التي تمت مناقشتها ومن ثم مناقشتها بكل دقة.
• تسجيل القرارات: لابد من تسجيل القرارات التي تم اتخاذها بشكل واضح خلال الاجتماع ومن ثم كتابة بطريقة موجزة.
• كتابة تاريخ الاجتماع المقبل: لابد من ذكر تاريخ الاجتماع المقبل الذي يتم تحديده خلال الاجتماع والذي يعد من الأمور الأساسية في المحضر.
• لابد من ذكر اسم وموقع المحضر: حيث يجب ذكر اسم الاجتماع والمعد له وتاريخ توقيعه وهكذا.

نصائح لكتابة محضر اجتماع فعال

هناك مجموعة من النصائح التي يمكن اتباعها عند كتابة محضر اجتماع بشكل فعال، وتتلخص هذه النصائح فيما يلي:

• لابد أن يكون المحضر واضحًا ودقيقًا وتجنب استعمال المصطلحات الغامضة.
• لابد أن يكون المحضر موضوعيًا ويجب تجنب تضمين الآراء الشخصية.
• يجب أن يتحلى المحضر بالشمولية وأن يجمع كافة النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها.
• لابد من كتابة المحضر في الوقت المناسب له بعد انتهاء الاجتماع بشكل مباشر.

وفي الختام نكون قد وصلنا إلى نهاية مقالنا بعنوان كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع والذي استعرضنا فيه الكثير من المعلومات المفيدة حول كتابة محضر الاجتماع بشكل فعال يضمن الشمول والموضوعية.